Lahjoittajarekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 § | Laatimispäivä 13.1.2023 | Päivitetty 13.1.2023

1. Rekisterinpitäjä

Nuorten mielenterveysseura - Yeesi ry
Y-tunnus 2441840-1
Elimäenkatu 26, 00520 Helsinki

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Kalle Laanterä, toiminnanjohtaja
Nuorten mielenterveysseura - Yeesi ry
Elimäenkatu 26, 00520 Helsinki
puh. 050 573 5380
kalle@yeesi.fi

3. Rekisterin nimi

Nuorten mielenterveysseura - Yeesi ry:n lahjoittajarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste (rekisterin käyttötarkoitus)

Nuorten mielenterveysseura - Yeesi ry:n lahjoittajarekisterin käyttötarkoitus on lahjoittajatoiminnan toteuttaminen, lahjoittajien tietojen oikea ja ajantasainen hallinto sekä lahjoittajarekisterin ylläpito ja kehittäminen.

Rekisteriin kerätään tietoja rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi lahjoituksen käsittelemiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin lahjoittajasuhde, joka alkaa lahjoituksen tekemisestä tai sopimussuhde kuukausilahjoittamisesta.

Lahjoittajarekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena voi myös olla lahjoituksiin liittyvän markkinoinnin ja lahjoittajaviestinnän toteuttaminen. Viestinnällä voidaan kertoa esimerkiksi yhdistyksen toiminnasta ja teoista, joita lahjoitusvaroilla on saatu aikaan. Käsittelyperusteena on tällöin Nuorten mielenterveysseura - Yeesi ry:n oikeutettu etu. Pyydämme kuitenkin lahjoitusviestintään aina luvan lahjoittajalta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on (esimerkkejä):

• lahjoitussuhteeseen liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• hallinnolliset toimenpiteet, esimerkiksi kuukausilahjoituksien kohdalla
• lahjoittajarekisterin ylläpito ja kehittäminen

5. Rekisterin tietosisältö

Lahjoittajarekisteriin kerätään henkilötietoina rekisteröidyistä nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja suostumus lahjoittajaviestintään. Lisäksi yrityslahjoituksissa lahjoittajarekisteriin jää tieto lahjoittaneesta organisaatiosta sekä sen yhteyshenkilöstä.

Lahjoittajarekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• koko nimi ja yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• tunnistustiedot (asiakasnumero)
• suostumus/kielto lahjoittajaviestintään
• lahjoittamista koskevat tiedot (tehdyt lahjoitukset ja organisaatioiden kohdalla laskutustiedot/verkkolaskutusosoite)
• maksutiedot (maksutapa, mahdollinen tilinumero, lahjoitusmäärä- ja aika)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Nuorten mielenterveysseura - Yeesi ry:n lahjoittajarekisteriin kerätyt henkilötiedot tulevat pääsääntöisesti suoraan lahjoittajilta itseltään.

Tietoja saadaan esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:

• kertalahjoituksen tai kuukausilahjoituksen tekemisen yhteydessä annetut henkilötiedot (yrityslahjoitusten kohdalla organisaation yhteyshenkilön tiedot tallentuvat myös lahjoittajarekisteriin)
• olet meihin suoraan yhteydessä lahjoittamiseen liittyen
• erilaisissa kampanjoissa ja tapahtumissa kerätyt tiedot

Lahjoittamiseen saatuja tietoja saamme suoraan maksupalveluntarjoajalta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi lahjoitussumma, maksupäivä ja lahjoitustapa.

7. Säännönmukaisen tietojen luovutukset

Nuorten mielenterveysseura - Yeesi ry ei säännönmukaisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Yhdistys voi kuitenkin käyttää henkilötietojen käsittelyyn ulkopuolisia palveluntarjoajia. Tietyissä tilanteissa henkilötietojasi voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman suostumustasi, esimerkiksi viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa lain edellyttämissä tapauksissa, kuten väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Lahjoitusten vastaanotossa hyödynnetään iRaiser verkkopalvelua. iRaiserin sivustoa ylläpidetään ainoastaan Euroopassa (Irlannissa ja Saksassa) sijaitsevissa Amazon Web Services (AWS) -yhtiön datakeskuksissa.

Lahjoittajarekisterin postituslistaa ylläpidetään Creamailerin uutiskirjejärjestelmässä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään siihen asti, kunnes rekisteröity ilmoittaa, ettei halua enää halua kuulua lahjoittajarekisteriin, huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn tarkastus-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta, vastustaa henkilötietojen käsittelyä niiltä osin, kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

11. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.